CLASE SIETE

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

RETOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1) El reto estratégico de los negocios.

Es de notar que los avances en la tecnología cada día son más rápidos y por el contario el ser
humano o las instituciones no pueden seguir ese ritmo tan acelerado.

Estas necesitarán del uso de la tecnología para optimizar los procesos de las comunicaciones y la
coordinación de la misma dentro de las compañías.

Al automatizar los procesos dentro de las instituciones, no solo se debe realizar en los que se hace
actualmente, por que dejarían pasar un enorme potencial de la tecnología de la información.

2) El reto de la globalización.

Ventas, compras de productos en muchos países hacen parte de la cadena de los grandes
mercados y es allí donde los sistemas deben dar ayuda necesaria (soporte) para poder enfrentar la
vanguardia de las necesidades que surgen en las organizaciones, independiente de las diferencias
de cultura, política y lenguas. Los SI deben ser el eje transversal entre ellos.

3) El reto de la arquitectura de la información.

Nuevas formas de hacer negocios.
Durante los últimos años se han roto los paradigmas a nivel mundial, debido a los
constantes cambios producidos en aspectos políticos, económicos, comerciales y, sobre
todo, por el gran avance tecnológico. Éste fortalece la formación de sociedades de la
información, en donde las redes de telecomunicación y las computadoras permiten el
desarrollo de nuevas formas de gestión empresarial.

Con este auge acelerado y vertiginoso de la tecnología las empresas se ven en la
obligación de reestructurarse ante los cambios sociales para poder sobrevivir a los
mercados globales. Este nuevo cambio de diseño hacia una nueva visión debe orientarlos
al futuro considerando las tecnologías de la información y de comunicación para un
cambio parcial o total en lo virtual, electrónico, reduciendo costos de las transacciones y
generando formas de ingresos desde estos canales virtuales.

Todo esto conlleva a una sólida cultura empresarial orientada al cambio constante en
medio de una revolución del manejo de la información. Ésta es una época en la que no es
el más grande el que se va a comer al más chico, sino una en la que el más rápido se
comerá al más lento.

Dan más importancia al hardware, software y redes.

A medida que evoluciona la tecnología para los sistemas de información, también es de
suma importancia que los dispositivos de hardware se transformen a la par con ellos junto
con el software que ello implica su normal y rápido funcionamiento, al igual que un
sistema de redes de comunicaciones para el tráfico de información quizás más veloz.

4) El reto de la inversión en los sistemas de información.

La alta competitividad obliga a las compañías a obtener una mejor situación económica donde
maximicen la productividad en lo laboral y en las direcciones de la empresa. Esto conduce a buscar
herramientas que sinteticen los propios procesos y los de las compañías con las que establecen
relaciones de negocios.

Las tecnologías de información son una herramienta valiosa, que cuando son bien implementadas
ayudan a las organizaciones a crecer, ya sea mediante la reducción de procesos no productivos, o
la capacidad de poder hacer más con menos y la realidad es que las tecnologías de información
otorgan a los directivos corporativos control e información actual y veraz sobre lo que está
pasando en sus organizaciones.

Una cosa es usar la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos
productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto.

Si observamos la combinación entre Internet con los sistemas de información tradicionales,
podemos entender el paradigma del crecimiento y la evolución tecnológica del otras formas de
hacer los negocios como el teléfono, el fax.

Es por esto que el comercio electrónico tomo y penetra con fuerza las nuevas formas y estrategias
de negocios ya que son interactivos, la tasa de transacciones es alta, además de penetrar otros
mercados. Por ello, las barreras físicas de tiempo y distancia existentes entre los proveedores y sus
clientes se ven reducidas al mínimo. El reto de la responsabilidad y control.

Es vital la información que brindan los sistemas de información, dando credibilidad, confianza,
seguridad y precisión desde los mecanismos interactivos, redes, hardware y software. Esto hace
que los SI den información correcta a sus clientes y sean ellos los que operen el sistema y los
analistas de datos los conviertan en conocimiento para seguir con las tomas de decisiones y
relaciones de negocios.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA:

• El medio ambiente en el que deben operar las instituciones.

• La estructura organizacional: La cultura y la política de la institución.

• El tipo de institución.

• El grado de apoyo y comprensión de la alta dirección.

• El nivel de la institución al que el sistema opera.

• Los principales grupos de interés afectados por el sistema.

• Los tipos de tareas y decisiones que deben ser apoyados por el sistema de información.

• La historia de la institución

• Retos de la administración.

Las dificultades de administrar el cambio. Las instituciones cambian, y se requiere de líderes
poderosos para que estos cambios ocurran.

Encuadrando la tecnología en la institución (o viceversa). Por una parte, es importante que la
tecnología de la información se alinee con el plan de negocio, con los planes estratégicos de la alta
dirección y con los procedimientos de operación del negocio.

Cambiar la institución para que se adapte a la tecnología.

Ajustar la tecnología y la institución para lograr una adaptación óptima.

Comprensión de las limitaciones de la alta tecnología de información. Muchas veces se ocupa la
tecnología para resolver problemas humanos e institucionales. También no nos damos cuenta de
que la tecnología de la información no es mejor que las habilidades de los trabajadores del
conocimiento y de la información que son quienes lo usan.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El sistema de información da el soporte a todos los procesos de la organización y es allí donde
todos los analistas deben conocer la misma para saber manipular la entrada, el proceso y la salida
de información.
Algunos elementos a tener en cuenta por el analista:

1) Canal no formal: Son las relaciones e interacciones entre los miembros de cualquier tipo
de organización.

2) Interdependencias: es aquella parte a la cual pertenecen los miembros de la organización.

3) Personas y funciones clave: Es necesario ubicarlos para el funcionamiento dentro de la
organización.

4) Enlaces de comunicación: Se debe tener claro los flujos de información dentro de la
organización.

Con estos elementos el analista establece la forma como debe operar el sistema, los subsistemas,
la entrada, procesamiento y salida de información, además de especificar qué datos ingresaran en
forma manual o automático.

Los sistemas de información se dividen en:

1. SISTEMA TRANSACCIONAL.

Los sistemas conformados en computadoras dentro de las instituciones y que hacen el
procesamiento de las transacciones son los más importantes. Estos se ubican en el tipo de
usuarios primarios. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) tienen como finalidad
mejorar las actividades rutinarias de la organización.

Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización.

El procesamiento de transacciones es el conjunto de procedimientos para el manejo de éstas,
incluyendo también las siguientes actividades:

• Cálculos.

• Clasificación.

• Ordenamiento.

• Almacenamiento y recuperación.

• Generación de reportes.

Todas estas actividades pertenecen al nivel operacional de cualquier organización; como las
transacciones son actividades en cada momento (rutinarias), el nivel operacional determina los
pasos y procedimientos a seguir en caso de presentarse una situación inesperada. Los
procedimientos para el proceso de transacciones se denominan procesamiento de operaciones
estándar.

2. SISTEMA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN.

Estos sistemas se basan en la toma de decisiones en situaciones de certeza y riesgo por lo que se
ubican dentro del tipo de usuarios indirectos y gerentes.

3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA.

Este tipo de sistemas se ubican dentro del tipo de usuario de gerentes y directivos; se basan en la
información de base de datos y en la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre, son
decisiones de muy alto nivel.

4. SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES.

Estos sistemas solo se ubican en el tipo de usuarios directivos ya que las decisiones de este nivel
son de vital importancia para el funcionamiento de la organización.

5. SISTEMAS EXPERTOS.

Estos sistemas se caracterizan porque tienen la capacidad de dar como resultado una
decisión pertinente a un problema dado.

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Cuando en el desarrollo normal de la organización se detecta que el sistema necesita reformas,
esa allí donde el sistema de información debe dirigirse a una obra de reingeniería o un cambio en
los procesos de análisis y diseño.

Al diseñar un sistema de información se hace difícil reconocer en que orden deben de ejecutarse
las actividades que se realizan, así como los pasos para seguir y ejecutarlos.

El ciclo de vida de un sistema es el proceso en el cual los analistas, los ingenieros de software, los
programadores y los usuarios finales elaboran sistemas de información.

Las etapas del ciclo de vida de un sistema son:

1. Definición del problema.

2. Recopilación de información.

3. Análisis de información.

4. Diseño del sistema.

5. Programación.

6. Pruebas del programa.

7. Documentación.

8. Implantación.

1) Definición del problema.

En esta etapa nos encargamos de precisar las fallas o situaciones problema que la organización
está enfrentando o puede enfrentar.

Tradicionalmente han sido los usuarios y los directivos de las empresas quienes impulsan la
mayoría de los proyectos. Por su parte, los analistas están encargados de descubrir mejoras dentro
de la organización; por lo tanto el analista debe identificar los problemas, las oportunidades y las
normas y objetivos que rigen a la empresa.

Recuerde:

El problema es una situación no deseable que impide que la organización pueda alcanzar
plenamente sus propósitos metas y objetivos.

Una oportunidad es toda posibilidad de mejorar el sistema o lograr la ausencia de problemas
específicos.

Una norma es todo requisito impuesto por la dirección, las instituciones gubernamentales o
cualquier influencia externa.

Si una oportunidad no se usa, ésta a la larga se puede convertirse en un problema ya que esto
pudiera implicar el no usar situaciones favorables tanto para el analista como para la organización.

Con relación a las normas que se aplican en una organización, éstas representan problemas, pues
implican el cambio de actividades o procesos internos dentro del tratamiento de información.

Los problemas se dan a notar de diversas formas; es decir, éstos pueden estar presentes en la
organización y tomarse como prácticas normales de trabajo y depende en gran parte del usuario
(directivos) poder descubrir estos problemas y del analista para determinarlos. La mayoría de los
problemas dentro de las organizaciones se refieren al desempeño (ausentismo, falta de
compromiso por parte de los empleados, alta rotación de personal).

Sin olvidar a los clientes o proveedores del sistema ya que ellos ejercen el tipo de
retroalimentación que el sistema esté recibiendo. Considere como retroalimentación las quejas o
sugerencias que se reciben, así como ventas no consolidadas o canceladas, etc. Además del reflejo
al momento de medir los resultados contra los objetivos planeados. Estos son síntomas que deben
ser tomados en cuenta para iniciar de inmediato el análisis del sistema.

2) Recuperación de información.

Esta fase del ciclo de vida del sistema se debe tener en cuenta las siguientes preguntas: Quién está
involucrado en el sistema?, qué actividad está comprometida?, dónde se ejecuta la actividad?,
cuándo se involucra dicha actividad?, cómo se procede o se ejecuta la actividad?.

Por esto el analista del sistema ya debe conocer a groso modo la compañía y en particular en
sistema de información.

3) Análisis de información.

Para analizar la información se deben tener en cuenta que ella puede comenzar por la petición de
una persona, solicitudes de empleados o usuarios del sistema y desde la dirección para conocer
ciertas necesidades.

El analista debe estar seguro que el sistema funciona correctamente para poder dar cumplimiento
a los requerimientos de cada solicitante, en caso de no poder dar salida a la solicitud debe
rediseñar el sistema actual o comprar uno nuevo si es el caso teniendo en cuenta el
costo/beneficio.

Antes de implantar el plan de investigación es necesario conocer las fuentes internas, externas y
las técnicas de recolección de datos.

El análisis de la información es la etapa más importante del análisis debido a que se va a evaluar el
sistema que se investigó; para ello se integrará la información recopilada durante todo el proceso
anterior de investigación, obteniendo como resultados la mejora del sistema y la factibilidad de su
mejoramiento si así lo requiere.

4) Diseño del sistema.

El analista a esta altura ya debe tener muy claro cuáles serán las entradas a los procesos que el
realizo para el diseño del sistema de información, con el fin de observar que sean una respuesta
eficaz a las necesidades del usuario. Esto involucra, flujos, pantallas, diseño de archivos, bases de
datos que serán imprescindibles para el almacenamiento de los datos, etc.

Se debe tener en cuenta el control del sistema y el respaldo para el mismo, con el fin de generar
todos los flujos de salida.

5) Programación.

Esta puede ser asumida por el analista programador si es el caso de la compañía y que
previamente se establecieron los costos del mismo y que pudieron compararse con alguna otra
oferta del mercado o de terceros. Es de suma importancia elegir el lenguaje de programación para
la interacción con otros sistemas de información y que no resulten problemas o fallas dentro de la
organización.

6) Pruebas del programa.

La prueba del programa está a cargo del analista del sistema o programador. Ellos deben contar
con un sin número de datos en todas sus variaciones para poder solucionar fallas inmediatamente
si se llegaran a presentar. Los datos son extraídos de las bases de datos, o en forma artificial
entrados al sistema.

7) Documentación.

Etapa encargada de documentar todo el sistema. Debe tener manual del programador, manual del
usuario, manual del sistema. Muchos analistas hacen caso omiso de este aspecto y al momento de
requerimientos el sistema puede fallar por no estar escrito el proceso a seguir o la forma de
manipular el sistema.

8) Implantación.

Esto involucra todos los procesos que se dan al pasar de un sistema viejo a uno nuevo. Incluye la
capacitación de personal, factor importante para el óptimo funcionamiento del sistema. Las
pruebas de recuperación, seguridad y resistencia, la conversión del sistema.

Ejercicio de autoevaluación
Diseñe un modelo de Sistema de Información, siguiendo cada una de las fases para la la
implementación del mismo.


Recuerde que: La información es el activo más importante que tienen las compañías y su éxito
depende de que tan bien conozca a sus proveedores, clientes y de que tan efectivo sea para
realizar todas sus operaciones, es decir de que tan bien gestione el conocimiento a nivel
estratégico, táctico y operacional.

No olvidar que: El comercio electrónico abre las barreras de los límites culturales, nacionales e
internacionales sin problemas ni modificaciones.

Tenga en cuenta: Social Commerce (comercio social ) es una de las variantes del comercio
electrónico en donde el uso primordial son las redes sociales con el fin de poder ayudar en la
compra y venta en línea de productos y servicios.

Recuerde que: ITIL lo que hace es poner todo lo que hay dentro de la organización en orden y
recomendar las prácticas para que todo este engranado y en correcto funcionamiento.

No olvidar que: COBIT es un marco de referencia para la dirección de IT, así como también está
dotado de herramientas de soporte que le permiten a la alta dirección reducir el camino entre las
necesidades de control, cuestiones técnicas y los riesgos del negocio.

Tenga en cuenta: El aseguramiento de la información es la base sobre la que se construye la toma
de decisiones de una organización.

Recuerde que: Podemos definir los sistemas de información como el conjunto factores que se
interrelacionan entre sí con el fin de estar atentos a las demandas de toda la información dentro
de las organizaciones para poder elevar los niveles de conocimiento que permitan un mejor apoyo
en la toma de decisiones y desarrollo de acciones.

No olvidar que: Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesitan respaldar
y justificar muy bien su implementación desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de
las prioridades del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.

GLOSARIO

Aseguramiento: garantizar, afianzar.

COBIT: esta sigla en inglés traduce dice Control Objectives for Information and related technology,
que en español traduce: Objetivos de Control para la Información y la tecnología relacionada.

Comercio Electrónico (E-commerce): se refiere a la compra o comercialización de productos o
servicios a través de medios electrónicos.

Datos: representación simbólica de atributos o características de una entidad.

Información: Conjunto de datos organizados y procesados lógicamente.

Inteligencia de Negocio (BI): Conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración
y creación de conocimiento mediante el análisis de datos que existen previamente en una

ITIL: esta sigla en inglés corresponde a IT Infraestructura Library, que en el español nos traduce
Librería de infraestructura de Tecnologías de Información

Sistema de Información: Conjunto de elementos orientados a la administración y organización de
la información.