CLASE SEIS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Introducir al estudiante al concepto de los sistemas de información a través de la vinculación de

los diferentes conceptos que rodean este tema.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conceptualizar los aspectos fundamentales de un sistema de información y analizarlo desde su

ejemplificación.

Sistemas de Información

Comencemos viendo el siguiente video: Sistemas de Información, Tipos y Usos en

Podemos definir los sistemas de información como el conjunto factores que se interrelacionan
entre sí con el fin de estar atentos a las demandas de toda la información dentro de las
organizaciones para poder elevar los niveles de conocimiento que permitan un mejor apoyo en la
toma de decisiones y desarrollo de acciones.

Entendemos por desarrollo “Una condición social, en la cual las necesidades auténticas de su
población se satisfacen con el uso racional y sostenible de recursos y sistemas naturales. La
utilización de los recursos estaría basada en una tecnología que respeta los aspectos culturales y
los derechos humanos. Todos los grupos sociales tendrían acceso a las organizaciones y a servicios
básicos como educación, vivienda, salud, nutrición y que sus culturas y tradiciones sean
respetadas.”

Los sistemas de información también interactúan entre sí para apoyar las actividades de las
empresas, encargándose de transformar los datos en información para todas las actividades de la
compañía tanto como dirección y control

Hay cuatro actividades básicas que realiza un sistema de información:

• Entrada de información

• Almacenamiento de información

• Procesamiento de información

• Salida de información

Entrada de Información:

Esta actividad se hace importante dentro del sistema de información, ya que sin datos no se puede
generar un ciclo de información dentro de la organización para los procesos siguientes y las
gestiones de los analistas de la información, los de control de datos y los que toman las decisiones.
Esta entrada de información puede ser:

• Manual

• Automática

Manual: Son las que el usuario proporciona en forma directa al sistema.

Automática: Son datos o información que provienen de otros sistemas o módulos.

En esta última podemos encontrar las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disco,
códigos de barras, escáner, la voz, los monitores táctiles, teclado, mouse, etc.

Almacenamiento de información:

Si de recordar información que esta guardada en estructuras de datos llamados archivos
normalmente localizados en unidades típicas como los discos duros, cintas magnéticas, etc. Este es
el proceso clave para la recolección de datos.

Procesamiento de Información:

Es acá donde el sistema de información mediante procesos establecidos efectúa cálculos siguiendo
las secuencias. Eso puede ser con datos que recién fueron entrados al sistema o los que fueron
almacenados por la actividad anterior.

Dicho procesamiento de datos a información es lo que utilizan los que toman las decisiones para
las diferentes proyecciones de la compañía.

Salida de Información:

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien
datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, discos,
cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la
salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo. En este caso, también existe una interfaz automática de salida.

Un sistema de información está compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como
se muestran en la siguiente figura:

Gráfico: Sistema de Información y sus elementos

Elementos de un sistema de información. Las flechas indican el sentido del flujo de información.

Los elementos del sistema de información, representados en la figura, son:

1. Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de
decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.

2. Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario:
consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.

3. Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario
puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de
acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de información son:

4. Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica
predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de
información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahí que aparezca en
línea de puntos).

5. Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde
el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el
usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y,

6. Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la
organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema.

Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario
tenga acceso directo a la Base de Datos.

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los SI en sus comienzos se consideraron como un factor que podía proporcionar ahorro en el costo
de las organizaciones, ya que estos podían dar soporte a los procesos operativos en los cuales la
información era el principal elemento de operación.

Hacia los años 70, el ámbito empresarial estaba centralizado en cómo administrar los recursos
como tierra o energía, trabajo y el capital, sabiendo las organizaciones que la demanda estaba
cada día en crecimiento.

La competencia era tangible y en economías de escala.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la escuela de negocios
de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las
actividades de la informática. Según Nolan, la función de la informática en las organizaciones
evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Todo comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el
ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los sistemas transaccionales tales como nóminas o
contabilidad.

El pequeño departamento de sistemas depende en la mayoría de los casos del área de
contabilidad.

El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por
un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un
programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el
soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario
(ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos
sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer sistema de información.

Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la
resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de
introducir el computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión: Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que
una empresa se encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantación exitosa del primer sistema de información en la organización. Como
consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona
que se habrá que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los sistemas
transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control
de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la gerencia
administrativa o contraloría.

El tipo de administración empleado está orientada hacia la venta de aplicaciones a todos los
usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con
preparación académica en el área de sistemas.

Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de
sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte
técnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las
salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la
consecuente irritación de los usuarios.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la
pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la
empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización: Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es
necesario considerar los siguientes elementos:

Esta etapa de evolución de la informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de
controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base
cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por
el servicio que se presta).

Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas
más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo
del organigrama de la dirección de administración o finanzas.
El tipo de administración empleado dentro del área de informática se orienta al control
administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de
establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones.

La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer:

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del
departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y
diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades
administrativas y preparadas técnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración: Las características de esta etapa son las siguientes:

La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización
del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de
datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo
sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio
trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de
sistemas de información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura
descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas,
reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos: Entre las características que destacan en esta etapa están las
siguientes:

El departamento de sistemas de información reconoce que la información es un recurso muy
valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es
decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y
compartir este recurso.

El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe
manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez: Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra
en esta etapa, se incluyen los siguientes:

Al llegar a esta etapa, la informática dentro de la organización se encuentra definida como una
función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

Los sistemas que se desarrollan son sistemas de manufactura integrados por computadora,
sistemas basados en el conocimiento y sistemas expertos, sistemas de soporte a las decisiones,
sistemas estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones
de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra
la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de
recursos computacionales. En fin, con frecuencia se implantan en forma inicial los sistemas
transaccionales y, posteriormente, se introducen los sistemas de apoyo a las decisiones. Por
último, se desarrollan los sistemas estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la
empresa. En los umbrales del siglo XXI, las empresas se vienen enfrentando a nuevos escenarios,
caracterizados por la globalización e internacionalización de los negocios, que nos plantean la
plena integración en la unión europea y los rápidos y continuos cambios que se producen en la
economía local, regional, nacional y mundial junto a la heterogénea naturaleza cultural, social,
tecnológica, económica, competitiva y de otra índole de las variables que configuran tales
cambios.

Este nuevo contexto impone a las empresas la necesidad vital de disponer de adecuadas
infraestructuras de comunicación y de sistemas de información que les permitan obtener los datos
necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno que afectará a sus
procesos de toma de decisiones y de planificación. La constante evolución de la tecnología, junto a
la aparición de nuevas y más complejas formas de utilización de la misma y a la completa
interconexión y globalización de la economía, y los sistemas, implican que, más que nunca, las
tecnologías de la información ofrecen extraordinarias oportunidades, a la vez que elevados costes
e importantes riesgos. Costes, riesgos y oportunidades hacen de las TI un elemento estratégico
para el crecimiento, maduración y transformación de las organizaciones, pero, además, las
convierte en factor crítico de éxito y de supervivencia de la empresa. 15

IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Así como el área de Contabilidad, Finanzas, Mercadeo, Producción son áreas fundamentales en las
organizaciones, los sistemas de información también se convierten en un área fundamental para
el éxito en la actualidad de las compañías. Donde se concientiza la importancia del manejo de las
herramientas de tecnología de la información (TI) como un factor ventajoso hacia las
competencias.

Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesitan respaldar y justificar muy
bien su implementación desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de las prioridades
del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.

Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organización, pues es
diferente hacer el análisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo
académico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o educación pública.

Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de información son los siguientes:

Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.

Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las
directivas.

Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y
controlar con un sistema manual.

Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de
información que presentan elementos claros y sustentados.

Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de
datos que se pueden compartir.

Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para
encontrar y manipular la información.

Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel
directivo se hace más efectiva la comunicación

Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés
general y particular.

Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo
electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes
nacionales e internacionales.

Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.

Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación
de información repetida.